也許在不久前，你還常感受到與此相似的場景：與會(huì)者帶著筆記本走來走去，在筆記本上面記錄的是滿滿的會(huì)議紀(jì)要和重點(diǎn)，甚至還夾著交換來的名片。
而今天的活動(dòng)會(huì)將所有的信息收集并公之于眾，甚至包含個(gè)人對活動(dòng)的見解和看法。這是一個(gè)以分享為中心的時(shí)代，從演講內(nèi)容到重點(diǎn)紀(jì)要，從觀眾的提問到社交媒體上的評論，所有內(nèi)容都會(huì)展示給與會(huì)者，當(dāng)然也包括照片和圖片分享。
現(xiàn)在的活動(dòng)體驗(yàn)是過去永遠(yuǎn)無法比擬的，現(xiàn)在的活動(dòng)現(xiàn)場更像是到達(dá)了一個(gè)更加“熱鬧”的地方�；顒�(dòng)要有更大的刺激性和互動(dòng)性，如果策劃者不能提供獨(dú)特的、身臨其境的體驗(yàn)，那么人們的參與度會(huì)很低。
通過最近參加的會(huì)議，筆者發(fā)現(xiàn)活動(dòng)策劃的游戲規(guī)則已經(jīng)永遠(yuǎn)改變了，體驗(yàn)變得更好了。
但是面對層出不窮、各式各樣的新營銷工具，哪些是被認(rèn)為是最好最先進(jìn)的呢？在這里，一些處在營銷最前沿的人，如弗蘭克.曼辰（舊金山聯(lián)合廣場希爾頓酒店區(qū)域銷售和營銷總監(jiān)）和布拉德（活動(dòng)服務(wù)公司PSAV場地總監(jiān)）也許會(huì)給我們一些提示。
一、現(xiàn)場執(zhí)行比以往任何時(shí)候都重要
對于許多活動(dòng)策劃者來說，活動(dòng)成敗常取決于“WOW”因素。無論是展館還是擁有一定會(huì)展空間的酒店都需要有A/V（影音）合作伙伴，因?yàn)樗麄兡茏龀鲆恍┝钊藝@為觀止的事情。
舒馬赫說：“我們喜歡把酒店想象成是一輛汽車，而活動(dòng)手段就像汽油，讓你可以開著車到處跑。作為供應(yīng)商，我們是在后臺(tái)，但影音服務(wù)所做的一切都是在前面，他們能讓你把那種難忘的體驗(yàn)帶回家。最好的場館應(yīng)該盡早提供并且經(jīng)常提供影音服務(wù)�！�
基于這一點(diǎn)，如今大多數(shù)活動(dòng)策劃者都將影音制作團(tuán)隊(duì)納入決策流程中，以確保場地、空間與現(xiàn)有能力有機(jī)結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)他們希望實(shí)現(xiàn)的愿景。
現(xiàn)在影音服務(wù)不再是簡單的任務(wù)布置。策劃人員知道想要傳達(dá)的內(nèi)容和要傳達(dá)的感覺，但他們不知道如何通過技術(shù)手段將其轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng)。這就需要一個(gè)具有創(chuàng)意能力的轉(zhuǎn)換層，能夠聽懂策劃者的需求，并將這一愿景實(shí)現(xiàn)，從普通會(huì)議到休息室，再到公共區(qū)域的品牌推廣等等。
從第一天開始就讓創(chuàng)作團(tuán)隊(duì)參與進(jìn)來，可以更容易地從一開始就確定哪些是可以實(shí)現(xiàn)的，哪些是不可以實(shí)現(xiàn)的。
二、 品牌推廣機(jī)會(huì)是首要考慮因素
曼辰告訴筆者：“現(xiàn)在的活動(dòng)策劃概念非常注重品牌，一棟建筑物或場館擁有的數(shù)字功能區(qū)域越多，那么在品牌推廣上內(nèi)容就越靈活。我們現(xiàn)在生活在這樣一個(gè)世界里，你可以隨時(shí)產(chǎn)出內(nèi)容，如果你的會(huì)議性質(zhì)發(fā)生變化，而你可以隨時(shí)調(diào)整內(nèi)容。或者，你也可以制作一些特殊的視頻，在休息時(shí)間出現(xiàn)在每一個(gè)視頻墻上，每天都調(diào)整內(nèi)容。這樣的例子不勝枚舉，場所需要能支持這些靈活更新信息的功能。
越來越多來自活動(dòng)策劃者的問題是圍繞著有多少面積的數(shù)字功能墻可被使用，如何更容易利用他們展現(xiàn)定制內(nèi)容？對于關(guān)注品牌和信息傳達(dá)的活動(dòng)策劃者來說，是物有所值的。數(shù)字標(biāo)牌提供了如此多的靈活性，使得活動(dòng)策劃者可以很容易地將任何地點(diǎn)轉(zhuǎn)變成一種身臨其境的會(huì)議體驗(yàn)，而且它仍然是一個(gè)未被充分利用的渠道。
三、 信息的無縫傳播至關(guān)重要
舒馬赫說：“不幸的是，隨著人們注意力持續(xù)時(shí)間越來越短，數(shù)字化指示牌正成為一種將整個(gè)會(huì)議的不同環(huán)節(jié)聯(lián)系在一起的方式。這就是活動(dòng)策劃者現(xiàn)在對面的問題：如何整合本來非常分散的活動(dòng)，讓每個(gè)人都沉浸在筆記本電腦或手機(jī)里。如果我離開一個(gè)全體會(huì)議或主題演講，我仍然可以看到在公共空間的數(shù)字顯示牌上的內(nèi)容紀(jì)要，甚至這些內(nèi)容會(huì)被發(fā)送到我的手機(jī)上。當(dāng)你試圖傳達(dá)一個(gè)有影響力的信息時(shí)，能跨越房間的無縫整合是極其重要的。”
數(shù)字功能增強(qiáng)公開演講的效果。如果你想讓你的聽眾記住你的信息，首先告訴他們你要分享什么，分享它，然后在最后提醒他們你分享了什么。當(dāng)以這種方式使用時(shí)，良好的數(shù)字標(biāo)牌可以將整個(gè)活動(dòng)場地變成一個(gè)綜合的學(xué)習(xí)體驗(yàn)。
四、 活動(dòng)不應(yīng)止于會(huì)場門口
“我們在每位與會(huì)者的酒店房間里都預(yù)裝了ipad，預(yù)裝的內(nèi)容和信息和與會(huì)者在活動(dòng)上看到的一樣，效果非常好，”曼辰說。“沒有人能抗拒它們；我們看到的參與率超過90%，我們所做的就是讓活動(dòng)信息在客房實(shí)時(shí)顯示。無論他們是在早上醒來快速瀏覽議程，查看前一天會(huì)議的內(nèi)容，還是觀看附加內(nèi)容，這種隨需應(yīng)變的功能都是與會(huì)者所期待的。”
而這僅僅是這些個(gè)人體驗(yàn)工具能為我們提供支持的一個(gè)開端，它可以讓與會(huì)者了解白天日程之后的安排、社交機(jī)會(huì)、當(dāng)?shù)匚幕鹊取Ｗ钪匾氖�，這些設(shè)備上的內(nèi)容可以隨時(shí)更新，因此永遠(yuǎn)不會(huì)過時(shí)。
歸根結(jié)底，新技術(shù)和新功能正在推動(dòng)活動(dòng)策劃行業(yè)的變化。隨著人們在自己的小氣泡中變得越來越孤立，在整個(gè)大會(huì)中給全體參會(huì)者創(chuàng)建共同體驗(yàn)的機(jī)會(huì)比以往任何時(shí)候都更寶貴。
通過使用這些新工具，活動(dòng)策劃者正在重新定義現(xiàn)場活動(dòng)的新可能，使其對所有參與者都更有價(jià)值和影響力。
